„Wir müssen das Thema mit dem Datenschutz abklären!“ Diesen Satz haben die meisten, die im Marketing arbeiten, sicher bereits einmal gesagt. Datenschutzkonformes Arbeiten und regelmäßige Abstimmungen mit der Datenschutzabteilung ist unverzichtbar im Marketingalltag. Ebenso wichtig ist es, das eigene CRM und die genutzte Marketing Automation Software DSGVO-konform nutzen zu können. Hierfür bieten die Tools verschiedene Möglichkeiten und Funktionen. In diesem Artikel zeigen wir, wie HubSpot-Funktionen das DSGVO-konforme Arbeiten im Marketing unterstützen.
Rechtliche Grundlage
Die der Bestimmungen der DSGVO besagen, dass eine rechtliche Grundlage zur Verwendung personenbezogener Daten bestehen muss, zum Beispiel eine Einwilligung eines Kontaktes. Besonders relevante Grundlagen im Marketing sind die Erfüllung eines Vertrages oder das berechtigte Interesse.
HubSpot unterscheidet zwei Arten der rechtlichen Grundlagen:
- Verarbeitung personenbezogener Daten, z.B. Speicherung von Kontaktdaten im CRM
- Kommunikation mit Kontakten, z.B. Versand von Marketing-E-Mails
Zur Verwaltung dieser Grundlagen gibt es in HubSpot eine Standard-Kontakteigenschaft, in der die Informationen festgehalten werden können. Die Eigenschaft kann Formulare, über eine Automatisierung oder manuell zugewiesen werden. Außerdem kann sie über einen Import Kontaktinformationen in HubSpot übernommen werden.
Double-Opt-In-Prozess (DOI-Prozess)
HubSpot bietet eine Standardfunktion an, mit dem das Double-Opt-In von Kontakten eingeholt werden kann. Diese beinhaltet eine DOI-E-Mail mit anpassbarem Text, Layout, Bestätigungsseite und CTA zur Bestätigung der E-Mail-Adresse. Außerdem kann festgelegt werden, welche Formulare und Seiten für den DOI-Prozess aktiviert bzw. deaktiviert werden sollen. Der Umfang der Funktionen hängt davon, ab welcher HubSpot-Tarif genutzt wird.
In der Praxis hat sich bewährt, den DOI-Prozess mit einer selbst erstellten Eigenschaft und einem automatisierten Prozess abzubilden. Der Vorteil ist, dass man mehr Kontrolle über den Prozess selbst und die Steuerung der Kontakte hat. Diese Art von Prozess bietet sich an, wenn man z.B. unterschiedlich formulierte DOI-E-Mails für unterschiedliche Inhalte nutzen möchte oder innerhalb des DOI-Prozesses mehrere Eigenschaften mitgeben möchte. Außerdem gestaltet sich die Auswahl der Formulare, die in den Prozess einbezogen werden sollen, einfacher.
E-Mail-Abonnementtypen
Abonnementtypen bilden in HubSpot die rechtliche Grundlage zur Kommunikation mit Kontakten. Diese sollen gewährleisten, dass kein Kontakt E-Mails erhält, die er nicht erhalten möchte. Kontakte haben die Möglichkeit, diese Abonnementtypen zu bearbeiten oder sich komplett von jeglicher Kommunikation abzumelden. Die Zuweisung der Abo-Typen kann über eine Einwilligung der Kontakte über Formulare, über einen automatisierten Workflow oder manuell durch einen HubSpot-Nutzer erfolgen.
Soll ein Kontakt nun eine E-Mail erhalten, muss in der E-Mail ein Abo-Typ hinterlegt werden. Nur Kontakte, die für diesen Abo-Typ angemeldet sind, können die E-Mail erhalten.
Mit den Abo-Typen können unterschiedliche Arten der Kommunikation in HubSpot abgebildet und verwaltet werden, zum Beispiel Marketing- und Vertriebskommunikation, Karriereinformationen oder Informationen für Kund:innen.
Fazit
Dies sind nur einige der Funktionen, die HubSpot anbietet, um DSGVO-konformes Marketing zu ermöglichen. In jedem Fall ist es wichtig, sich mit dem/der Datenschutzbeauftragten bzw. der Rechtsabteilung abzustimmen, um alle Funktionen und Prozesse datenschutzkonform in HubSpot anzuwenden.
